این متن گزیده ای است از کتاب یک دفترمطبوعاتی مسئول در عصر دیجیتال که از سوی اداره برنامه های اطلاعات بین المللی منتشر شده است.

هیچ دفترمطبوعاتی هرگزکارآمد نخواهد بود، مگر آنکه با بالاترین رده های یک سازمان به طور کامل هماهنگ شده باشد، از حمایت رئیس و کارکنان برخوردار باشد، و روشهای نهادینه شده ای برای پخش خبر که مورد احترام مدیران ارشد قرار داشته باشد – نه اینکه دستکاری شده باشد، به وجود آورد. یک سخنگو قادر نیست به تنهایی یک تشکیلات ارتباطاتی کارآمد را به تنهایی به ایجاد کند. این کار باید از بالاترین سطوح: از بالاترین مقام دولتی سرچشمه بگیرد.

یک سخنگو همچنین قادر نیست کار خود را به طور صحیح انجام دهد، مگر آنکه از زمینه ای که تصمیمات در آن گرفته می شوند اطلاع داشته باشد. کسی را بسادگی به سمت سخنگویی تعیین کردن کارساز نیست. اگر سخنگو قادر به دادن پاسخ های باورپذیر نباشد، خبرنگاران ناگزیربرای به دست آوردن اطلاعات به جاهای دیگری رجوع می کنند و اطلاعاتی که به دست می آورند ممکن است نادرست باشد.

گاهی پیش می آید که دموکراسی های نوظهور تا داشتن تشکیلات مطبوعاتی کارآمد و شفاف چندین مرحله را طی می کنند. این مراحل عبارتند از:

· نداشتن مسئول مطبوعاتی.

· واگذار کردن وظایف سخنگویی به یکی از کارکنان که مسئولیت های بسیار دیگری هم دارد. به طور معمول، نقش مسئول امور مطبوعات یا سخنگو به فردی محول می شود که ممکن است مسئول پژوهش یا امور سیاست گذاری نیز بوده یا حتی عنوان ریاست دفتر را به عهده داشته باشد. در چنین شرایطی، اطلاع رسانی معمولاً انجام نمی شود و این آخرین کاری است که مسئول مورد نظر به آن توجه دارد.

· انتخاب یک کارمند به عنوان مسئول اطلاع رسانی یا سخنگوی تمام وقت اما با اختیارات ناچیز. در بعضی موارد، سخنگو به وزیری که او قرار است به عنوان عامل ایجاد ارتباط برای او انجام وظیفه کند یا دسترسی ندارد یا دسترسی او کمتر از حد لازم است. نتیجه کار: مسئولیت بدون اختیار و اطلاع رسانی ناکارآمد.

· داشتن سخنگویی که وظایف رسانه ای او بسیار است – نوشتن اطلاعیه های خبری، ترتیب دادن نشست های خبری، زیر نظر داشتن خبرها – و کارمند ندارد. چنین سخنگویی کارآیی ندارد و تنها در حالت بحران بر موضوعی متمرکز می شود. او کسی نیست که بتواند به طور فعالانه دربارۀ برنامه های سازمان متبوع خود اطلاع رسانی کند.

· وجود تشکیلات مطبوعاتی پراکنده در یک سازمان. در وزارت امور خارجۀ یک دولت ائتلافی، اداره ای به نمایندگی از جانب وزیر اطلاع، دفتر دیگری به نمایندگی از سوی وزارتخانه اطلاع رسانی می کرد، و دفتر دیگری کار نظارت برخبرها و پژوهش را به عهده داشت.

· رسیدن به حالت بهینه: یک دفتر مطبوعاتی یکپارچه با پاسخگویی سریع که از کلیۀ تکیه گاه های ارتباطی استفاده کند.