在美国，当一位政府高级官员参加重要活动时，其工作班子通常事先给他/她准备一份情况简报，提供有关这项活动的信息及参加者名单。情况简报通常放在文件夹内，其目的是保证活动正常进行，避免出现意外。

情况简报备有多种样本，通常要求提供的信息可在样本中找到。拿到样本后，可根据具体活动填入新的内容。情况简报一般会涉及下列各项中的大部分内容：

-- 活动目的。

-- 服装或衣着(便装、 正装或礼服)。

-- 活动当天的天气预报。

-- 听众的规模。

-- 新闻记者是否到场，是否拍照或录像。

-- 活动地点。

-- 工作班子中负责协调这项活动的人员的名字、电话、手机和呼机号码。

-- 活动所在地受关注的重大政治问题。情况简报内可能会附上论述本地重大问题的一些重要文章的复印件等。

-- 出席活动的人士的姓名、头衔和所属机构；如果事先了解的话，还要列出他们会在活动中做什么或说什么。附上这些人士的简历；如果他们的姓名不同寻常，还要标出正确的发音。

-- 详细的活动议程或时间表，细致到每一分钟。

-- 新闻记者或听众有可能提出的各种问题以及可以给出的回答。

-- 是否会有推特网（Twitter）等社交媒体参加，例如听众中的推特网会员使用的加#符号的关键词，以便对该项活动的相关信息进行搜索。

-- 需要谈到的问题及需要避免提到的问题。

-- 这位官员在讲台上应认出的任何人的名字。

-- 讲台席位示意图，包括这位官员的坐位与站位，旁边是谁。