本文摘自美国国务院国际信息局（IIP）出版物《数码时代尽职的新闻办公室》。
采访活动应当是任何媒体战略的一项内容。在答应接受采访之前，任何一位政府官员应当对通过采访希望达到的目的有一份详尽的计划，并应当确定受众是谁。为了突出重点，写下你希望看到的报道标题。另外，选择最佳采访方式，即决定面对面采访还是通过电话或电子邮件采访。
对采访请求作出评估
在接到采访请求时，让媒体回答以下问题可以有助于你评估其提出的采访要求：
- 采访的题目或采访的新闻角度是什么？
- 为什么要做这项报道？
- 哪家网络或印刷出版物、博客、视频或广播媒体要进行采访？采访内容是否将在多个媒体平台上发表，例如出版物的印刷版和有视频链接的网络版？
- 采访记者是谁？
- 他们希望在何时何地进行采访？
- 记者要求多长的采访时间？
- 采访人的[截稿]期限是什么时候？
- 采访内容将于何时在印刷、网络或广播电视上发表？
- 采访内容将采用何种体裁发表？新闻报道、人物特写、专题报道、问答、还是为写一篇评论收集材料？
- 是否为同一篇报道采访其他人？
- 该媒体和记者有什么特点？
必须确定：
- 该媒体对报道的题目是否显然持某一观点或偏见。
- 记者对采访的题目有多少了解。
- 记者或媒体是否过去已经对有关题目进行过报道。上网搜索或查找有关的新闻报道剪报。
- 记者持友好还是敌对态度。
- 该新闻媒体吸引什么样的受众。
对于广播或电视采访，应当考虑的问题包括：
- 报道是现场直播还是先录制后播放？
- 采访将在演播室进行、通过电话进行、还是在被采访的政府官员的办公室或是其他地点进行？
- 是否属于远程采访？即采访人不在现场，而是从别处利用远程技术（如Skype）提问？
- 采访录音是完整播放还是剪辑后播放？
- 播放的采访内容是否包括观众、听众或网络受众的电话或电子邮件提问？
- 采访时间有多长？
- 节目采用什么形式？座谈式？一位记者和一位嘉宾？两位记者和一位嘉宾？两位嘉宾之间辩论？
- 采访时是否有其他嘉宾参加？嘉宾讲话的顺序如何安排？
- 采访是否在受众面前进行？如何选择现场受众？
- 是否能够使用视觉道具?
- 播放采访内容时是否会插播电影或录像剪辑？如果有，新闻办公室是否有机会事先观看以作出评论或应对？
对于印刷或网络出版物，应当考虑的问题包括：
- 文章将发表在出版物的哪个部分？
- 要拍照吗？
建立基本规则
要在采访前而不是采访后建立基本规则。例如，不要在讲话之后再说“不能公开”。也不要在你做了声明之后告诉记者“不能采用”。
如果记者要求半小时的采访，你可以限制或延长这个时段。但不应在20分钟的采访才进行了5分钟时，因为你不喜欢记者的提问而突然将采访中断。
在美国，被采访者一般没有机会在他们的采访或他们讲话的引语发表前对进行审核。任何有关审核引语的要求必须在采访前提出。
为采访做准备
被采访者不要在一次采访中提出三个以上的论点，这样才能保持采访的重点。三个以上的论点会造成混淆，令人难以理解。
在采访前，新闻办公室应当与其他政府工作人员共同制定：
- 被采访人应当阐述的三个论点。
- 可用来证实每一个论点的例证、事件和故事。它们可以帮助读者、听众或观众更好地了解采访的题目。例如，如果论点之一是推行一项新的经济政策，就要说明为什么要改变现行政策、要做出哪些变动以及公民会受到什么样的影响。
- 采访中可能提出的问题以及对问题的回答。被采访者应当准备好讨论除三个论点以外的更多题目，因为新闻记者，特别是优秀的记者，往往会从预定的题目转向其他题目。
- 浏览新闻报道中的重要问题，这样做可以帮助你就记者可能提出的问题做准备。
在就问题和回答做准备时要考虑下列各点：
- 哪些是可能提出的最具有争议的题目和最敏感的题目？
- 最难回答的问题会是什么以及为什么？练习回答可能提出的难题。
- 接受采访时带一台录像机或录音机，使你能够核实所作的陈述并将采访内容告知主要工作人员。
- 在接受采访前就热门题目安排一次最新情况的介绍。做情况介绍的人——通常是新闻秘书——应当向政府官员介绍最新消息，以免被采访的官员措手不及。
- 在采访前为记者提供对你的议题有所帮助的信息，如履历、资料简报、文章、照片、博客文章、讲话和报告等。
- 不要害怕就采访的问题和题目向记者提出建议。
在采访中：政府官员注意事项
把握采访的焦点，使它向你所希望的方向发展。与你所想象的不同，你可以在很大程度上控制采访的走向。仅仅因为你是接受提问的人并不意味着你无法控制怎样回答问题。如美国一位总统所说：“没有糟糕的问题，只有糟糕的回答。”
做到下面各点：
- 简洁。不要让论点淹没在枝节繁多的冗长回答中。使用简短、清楚的陈述句。
- 使用便于引用的意群。
- 不要偏离主题，反复回到你在采访中提出的三个论点。回答问题时设法与之联系。
- 先陈述你的结论和说出最值得引用的话，以便听众了解你的主要论点，然后用事实加以论证。
- 使用易于理解的正面描述性词汇。
- 用事实、数据、例证、故事、引语和事例来提供佐证。人们印象深刻的是能够打动他们、激励他们的事物和别人的经历。人们能记住的是形象性的语言，例如说“像一辆皮卡那么大”，而不仅仅是“大”。
- 不要认为摆出事实就够了。简明扼要地解释你的回答。不是所有的记者或公民都像你那样了解所讨论的题目。
- 始终作正面陈述。
- 立即纠正提问中包含的错误信息。
- 不要讲任何你不愿在网上或印刷媒体上看到或在广播中听到的话。如果你不能谈论某事，要坦率地表明这一点。你可以说，“我现在对此事不了解，但我回头会给你答复”或者“这件事现在仍在调查之中，我们在了解事实真相后会公布有关信息。”
- 避免做任何可能会被记者或编辑断章取义从而产生误解的陈述。
- 不要使用行话。
- 绝不要说“无可奉告”。你可以并且有时应该这样来避免做某一陈述：“我今天不准备讨论这个问题”或者“我现在谈论这件事不合适”。
- 说话要明确。不要让媒体去解释你的话是什么意思，他们可能会搞错。
- 要始终讲真话。如果你不知道如何回答某个问题，就说你不知道。回头再给采访人答复。
不要偏离题目
虽然你必须回答问题，但是你可以扩大采访人的提问并返回你希望讨论的议题。这种技巧有时称为“先点题再展开”（touch and go）——即先点明对方提出的问题，然后在更广的意义上做出回答，以便把题目放在一个较大的背景中来讨论。你可以像拉手风琴一样，展开采访人的问题，把它放在更大的背景之中。例如，如果你被问及最近发生的边界事件，你可以说有关边界地区的分歧已经存在了数十年，只是在近期才开始关于如何划界的严肃讨论。这正说明政府采取的行动很重要。
另一个技巧是使用转接语言返回你的三个要点，英文中简称为ABC：确认问题（Acknowledge the question）, 转到你要谈的题目（Bridge to your topic），做出回答（Communicate your answer）。你可以使用下列转接语言来重新回到你的三个要点：
- “这是一个极其重要的问题……”
- “但真正的问题是……”
- “请让我作一点补充……”
- “必须强调的是……”
- “重要的是，不能忽视……”
- “比这更重要的是……”
- “要记住的最重要的一点是……”
- “在这些方面，我经常被问到的一个问题是……”
- “这涉及一个更大问题的一个方面……”
- “是的，而且除此之外……”
- “不对，请让我澄清……”
- “在得到所有事实之前，现在谈论这一点还太早，但是我可以告诉你……”
- “我对此不太肯定，但我知道的是……”
- “让我从更广的角度来讨论……”
- “这使我想起……”
- “我要强调……”
- “我很高兴你提出这个问题。人们可能有这种误解，但是事实是……”
始终讲真话，决不要欺瞒或撒谎，但始终要尽力把握采访的方向。美国前国务卿亨利·基辛格（Henry Kissinger）在一次新闻会上曾经打趣说道：“是否有人为我的回答准备了问题？”
采访之后
- 如果你向记者承诺提供更多的信息，你应立即着手去做。
- 向新闻班子成员汇报采访的情况，使他们知道下一步应期待的是什么。
- 对采访进行评估，做笔记：采访中哪部分进行得好？哪些可以改进？将笔记保留下来，以供下一次采访或记者会参考。
- 记下进行采访的记者、节目制作人和录音技师的名字并更新你的媒体联系人名单。
- 将摘自采访的网络材料、新闻剪报、录音带或录像带放入一个永久性档案夹。
- 如果采访是通过电子邮件或其他网络方式进行，要保留一份备件。
- 在适当时可以通过博客和推特来介绍采访情况，并在你的网站上公开发布。
如果采访是通过电子邮件进行，要认识到这一形式的局限性。电子邮件采访的一个优势是，你有机会思考，并把你想说的话写下来。但缺点是，记者可能难以进一步提出问题并真正深入探讨题目。
视频和电视采访
当你在电视屏幕上出现时，你传递的信息涉及至少两个关键因素：你说的是什么以及你怎么说，也就是你讲话的内容和你的表达方式。不仅你的语言，而且你的肢体语言和表情都能传达某种信息。研究表明，你的外表以及你给人的印象与你讲话的内容同样重要。
如果你在传达的是乐观向上的信息，但你防守式地把双臂交叉在胸前，皱着眉头，眼睛向下看而不是保持目光接触，你的这种消极肢体语言会与你积极的讲话内容大相径庭，减弱你用语言传达的乐观向上的信息。你的肢体语言应当加强而不是削弱你想要传递的信息。
当一位政府官员在视频上出现时，新闻办公室人员应当按照有关“之前”、“期间”和“之后”的指导去做。例如，在官员接受视频采访之前，你应当了解采访是直播还是录播，以及听众的提问是通过电话、电子邮件或社交媒体传递。你需要了解被采访的官员是否会单独或与他人一道接受采访，如果是与他人一起接受采访，采访的顺序是什么。一位新闻秘书几乎被解雇，因为她的上司——一位高层官员——在该国一个主要的晚间采访节目中只得到20分钟而不是1小时的采访时间。采访是在一次选举期间进行的，这位上司的竞争对手在他之后接受采访，对他的讲话内容痛加批驳。该新闻秘书曾问及她的上司是否是第一个接受采访，但她没有问下一个接受采访的是谁。
说什么
事先准备一句可供引用的话或“片语”（sound bite）。片语是一句简短、精辟的话，往往令人难忘，它能够扼要地表达你的信息并使观众在观看采访后记住。马克吐温时代没有电视，但这位美国作家也曾谈到“用最少的词表达最多的意思”。
怎样说
- 如果采访是面对面进行，眼睛要看着采访人。保持长时间的目光接触。目光游动让观者感到你想掩盖什么或者你不是很自信。有力、稳定的目光表示你是一个有诚信的人。如果你必须查看笔记，眼睛往下看，而不是低下头。
- 如果是远程采访，要看着摄像机，把摄像机当作与你交谈的人。
- 在你坐着时，稍微将身体向摄像机倾斜，这样可以产生与观众密切的感觉。决不要让身体下垂，显得无精打采。
- 站立或坐下时将一只脚放到另一只前面，以避免摇摆。
- 运用自然的手势，这样你不会显得僵硬或不自如。
- 不要摇晃脑袋，不要拿指头敲打，在你的座椅上转动或者前后摇动。这让人分散注意力，而且你可能在镜头上晃进晃出。
- 用完整的句子回答问题。不要回答“是”和“不”。例如，如果采访人说：“我知道这条公路将于明年完工。”不要只回答，“是的。”最好说：“是的，这条连接某城市与某城市的高速公路将按时在明年初完成。”
- 不要使用普通公民不熟悉的行话、技术术语或字母缩写。
- 使用整数以便人们更容易抓住意思。例如，不要说“45.4万”，而说“几乎50万”。
- 在头30秒内传递出你的信息，然后扩展你的基本要点。
- 要有热情与活力：电视可能使人显得平板化，索然无味。始终要保持镇静和自制，尽管采访人提出一个棘手的问题。要直率，但保持积极态度，让人感觉你有信心。最糟糕的是：持对抗态度，甚至发火或教训人。千万不要失去自制。
- 要简洁。15到20分钟的采访经过剪辑可能剩下不到一分钟。
- 不要使用无意义的词，即不要说话含糊，或发出“嗯-啊”之类的声音。有时被采访者在思考下面该说什么时会出现这样的情况。正确的做法是稍加停顿，想好之后再说。
- 要有幽默感。幽默是交流沟通的最好方法之一。
- 始终认为话筒是开着的。许多官员说过令他们后悔的话，因为他们以为话筒是关着的。
你的外表同样重要。
如何着装
- 衣服的颜色要与背景形成对比。一般的规则是穿纯色、浅颜色，但不要穿白色或黑色。中间色，尤其是蓝色最好。不要穿令人眼花缭乱的格子、条纹、印花衫或华丽、光泽闪烁的布料，因为这会分散注意力。
- 根据你的职业、采访的地点和你希望传递的信息而适当着装。如果你发出的是严肃、让人警醒的信息，那就应穿西装。如果你的信息是轻松而非正式的，那么可穿较随便的衣服。例如，你不会在海滩上穿正装。
- 对女性来说，不要戴太多的配饰，如戴叮当作响、硕大或闪亮的珠宝，这会让人们把注意力从你想传递的信息上移开。
- 男性不要穿颜色比领带深的衬衫。如果你是秃顶，记住在头上淡淡地抹一点粉或者用纸巾擦一擦，以避免摄像机照射产生的光亮。如果你有一大把胡子，请在出镜之前刮干净。
- 不要戴墨镜或在灯光下变暗的眼镜。如果你可以不戴的话，把眼镜摘掉。眼镜可能会反射摄像机的光。至少在采访开始15分钟前摘去眼镜，以便调整你的眼睛并且将眼镜压在你的鼻梁上的印记消失。
- 弄清楚是否会使用领夹式话筒，穿有领子的衣服便于把话筒夹在上面。
- 弄清楚在演播室是否有人为你化妆。如果没有，你去演播室时要带上比平时稍多的化妆品。
记住你希望再次被采访。不要为难人或让人感到你很难侍候。采访人往往会再次采访轻松自如、讲话有趣、妙语连珠、容易打交道的采访对象。