本文摘自美国国务院国际信息局（IIP）出版物《数码时代尽职的新闻办公室》。
美国第四任总统詹姆斯·麦迪逊（James Madison）曾在1822年说过：“民治政府如不掌握公众信息，或没有获得此类信息的渠道，终将以丑闻收场，或以悲剧告终，也可能两者兼而有之。”一百多年之后，美国第35任总统约翰·肯尼迪（John F. Kennedy）说：“思想的传播、有能力作出知情选择、能够提出批评意见、以及政治民主赖以生存的所有前提条件，在很大程度上取决于信息流通。”
这两位美国总统说的是民主运作的方式。在被称为“信息世纪”的21世纪，这些论断比以往更加准确。
早在18世纪北美殖民地寻求独立之时，有关政府应该对人民负责以及政府工作人员属人民公仆等观念已经开始形成。但为公众服务往往是双向的事业。在民主制中，为民服务、向人民报告真实信息，既是媒体的任务，也是政府官员的工作。在独立媒体和信息自由被视为支柱的民主国家，一个发挥正常职能的政府新闻部门至关重要，而一个开放和透明的政府是新闻自由不可或缺的条件。
媒体和公民的作用
在民主制中，为了作出知情的选择和独立的判断，公民需要真实可信的信息。自由和独立的媒体——包括传统媒体、数字媒体和社交媒体——是提供此类信息不可或缺的手段。独立媒体可以充当政府监督人，以最高的标准要求政府官员，并报道政府是否保持公众的信任。今天，脸谱网（Facebook）等社交媒体为公民提供了共享信息、讨论问题或直接向政府发表意见的新平台。通过博客、优兔（YouTube）视频、脸谱网和LinkedIn网上的信息、以及推特和其他社交媒体渠道，政府官员、新闻记者和公民可以直接进行交流。通过社交媒体，公民还能对来自政府以及传统印刷媒体和广播电视媒体的信息的准确性进行监督。今天，公民还有着前所未有的机会，协助传统媒体，为新闻记者提供反映事件的图片、视频和消息，并向政府提供解决问题的方案。新闻记者、公民和政府从未有过象今天这样在有着真正的互联网和数字自由、新闻自由、言论和集会自由的环境中的直接联系。
政府官员作博客，对公民的意见作出反映，通过推特发送紧急信息，并就新计划发送短信。当社交媒体运作良好、没有人以不当手段进行干预或者对网络和社交媒体进行审查时，政府的透明度和责任可以得到提高和加强，同时，政府、公民和媒体可以展开公开对话。
在数字时代，过去的规则仍然适用。有关真实性、准确性、开放性和可核实性等规则对今天使用数字和社交媒体的民主政府与过去仅仅使用传统媒体的政府同样有效。
曾担任巴拉克·欧巴马总统（Barack Obama）白宫公众信息办公室主任的阿妮塔·邓恩（Anita Dunn）说：“无论跟谁打交道，政府官员都应当遵守同样的规则。”现在不同的是新闻传播的速度——每周7天、每天24小时都在持续。
然而，有时政府官员手中掌握的信息有限，难以应对不间断地发布新闻的需要，此时新闻记者的作用变得极为重要。
邓恩说：“媒体对于帮助人们梳理每天发生的事件发挥着甚至更加重要的作用。”
记者可以通过对事件的分析和背景报道而为许多新闻提供背景知识和前后的连贯性。他们可以对纷乱的新闻片断进行梳理，聚焦于重要的方面。无论使用的是何种媒体平台——印刷、广播电视、网络或手机等各种移动装置——他们[记者]都是可以信赖的消息来源。
美国政府的一个发言人办公室的负责人说：“新媒体被视为新事物，具有超然性，其实它只不过是又一套工具。正如早年的电报一样，今天的社交媒体也是一种新工具。社交媒体有助于你做更多事、更有效率，但是其中的思想和战略没有变。”所不同的是传播渠道的数目增加了。
费城的市政府前助理执行主任在宾夕法尼亚大学费尔斯政府研究所（Fels Institute of Government at the University of Pennsylvania）演讲时指出：“[社交媒体]对于我们的价值是，它使我们能够不花分文而把信息同时发送给众多的人。”他说，费城[当时]正在从事转型工作，“我们需要向市民介绍情况。我们需要告诉人们工作的进展。无论是在这个研究所还是主要的新闻媒体，肯定没有人会有时间去进行外展联络，确定受众，然后介绍这方面的情况。”社交媒体加强了双向沟通。
新闻办公室做什么和不做什么？
政府、媒体和公民之间信息传播的核心机构是政府发言人办公室或新闻办公室。
一名前白宫新闻助理说：“在政府与公众沟通的整个系统中，公共事务办公室是一个中心环节。政府新闻办公室是媒体获得政府运作信息的渠道。”
政府新闻办公室的主要任务是说明政府的各类项目和政策对公民会产生哪些影响。公开发布信息可以帮助公众了解政府官员对问题的考虑和规划，从而有助于公众了解各类问题会对自己的生活产生什么影响。
比尔·克林顿(Bill Clinton)总统任内的白宫新闻秘书迈克·麦柯里(Mike McCurry)说：“各国政府拥有如此众多的信息，需要通过有效的途径向公民发布，这就是政府发言人的工作。发言人如同政府内部的记者，从事为公众搜集信息的工作。发言人的任务是为公众提供尽可能多的信息。”
综上所述，政府新闻官员肩负着几项职能。在与媒体打交道时，他们作为政府立场的维护者解释官方行动的合理性。他们纠正错误的信息，尽力改善对现有信息的解释和理解，直接与媒体沟通，并通过社交媒体及其网站向公众介绍政府的项目和计划。他们还作为政府内部的媒体利益维护者反映记者的需要，例如记者需要就某一个政府官员可能尚未准备讨论的话题进行新闻报道，并反映公众关切的事项，如社交媒体中所讨论的议题。从某种意义上说，发言人经常做的就是记者的工作。他们为媒体搜集信息，转达政府专家需要对媒体讲述的情况。
乔治·布什(George W. Bush)总统的第一任白宫新闻秘书阿里·弗莱舍(Ari Fleisher)说：“新闻秘书的工作是介绍总统的立场和想法，从而有助于总统推行自己的政纲，同时也帮助媒体了解政府正在做些什么。这需要一种平衡能力，需要在为两个主人同时服务时作出审慎判断。
发言人的作用既主动——需要强调新闻事件的某些方面——又被动，即回答新闻记者的问题。例如在美国，白宫通常每天发布大量的新闻简报、声明、公告，通过视频、博客、脸谱网、推特和手机短信等发布最新消息，宣布总统的新项目、新任命或活动等。与此同时，报道白宫事务的记者也会与新闻办公室主动联系，就某些他们准备报道的新闻提问，这些新闻可能是白宫官员希望报道的，也可能是他们不希望报道的。此外还有公民博客——他们被称为“公民记者”。他们能够查对错误、更新消息和上载视频，新闻记者可以查看与核实。情况属实的帖子内容于是成为主体新闻的一部分。
全国政府发言人协会(the National Association of Government Communicators)前任会长说：“毫无疑问，我们是各级政府与人民联系的环节，是政府向人民传递信息的渠道，但是我们还必须知悉我们面临的情况，了解街头巷尾发生的事情，然后反馈给我们的政府官员。”
但是政府新闻官员并不是魔法师，不可能使某一项行不通的政策或项目摇身一变，成为让人觉得效果很好的举措。公共关系无法取代行之有效的项目或值得推行的设想。如果政府官员毫无诚意，新闻秘书不可能虚造诚实的形象。如果种种问题始终存在，政府并未作出切实努力，新闻秘书不可能声称政府已经认识到问题的存在并且采取了应对措施。如果政府并不开放，政府官员疏于管理，新闻办公室不可能让媒体心甘情愿地报道政府的开放性和政府官员的管理才能。如果政府领导人对政府需要达到的目标含混不清，新闻办公室对这些目标也无法进行表述。如果一项政策或政策的实施缺乏力度、不符合道德操守或违反职业准则，则无论政府新闻办公室的人员多么优秀，也不可能使之展现美好的面目。
新闻记者和政府新闻官员
政府新闻官员不必成为新闻记者的朋友，也不应成为新闻记者的敌人。新闻记者应该是中立的观察员，对政府的行动和计划进行监督。在民主体制下，媒体和政府不能结成一体。他们是发挥不同功能的天然对手，各自应当尊重对方发挥的作用，同时认识到两者间自然存在的紧张关系。一方面，双方的关系有时表现为官员力图提出自己对事件的看法或者避免发布消息，媒体则希望发现其中的失误，要求把有关信息公诸于众。另一方面，双方的关系是互惠的关系。新闻记者需要可信和可靠的政府新闻官员帮助他们理解政府的行动和计划，政府新闻官员也需要通过新闻记者向公众传播涉及政府行动和计划的信息。如今，随着公民记者的涌现——他们帮助记者获取信息，核对政府发布的数据、核对报道的内容——这些作用变得日益重要。
有些政府新闻官员希望，一名与之有交情的新闻记者不会报道负面消息，但是，敬业的新闻记者不因自己与某官员的朋友关系而影响对某个事件的报道。新闻记者是每天24小时工作的职业，一名优秀的新闻记者从来没有下班的时候。
克林顿总统任内的白宫发言人迈克·麦柯里说：“发言人必须与新闻记者建立友好而专业化的业务关系。他们，新闻记者，有自己的工作，而你作为发言人，也有自己的工作。你可以成为某位记者的朋友，但是你必须记住，记者时时都在工作，你也同样如此。”
全国政府发言人协会的这位前任会长说：“发言人可以和新闻记者发展友好的工作关系，但很难建立个人关系。有时记者需要探究一些问题，撰写或播发某一则你可能不想看到的新闻。你不能仅仅依靠朋友关系。此时相互关系必然受到影响，不是工作关系就是个人关系。但是你必须保持工作关系。你必须能够打电话给记者说：‘你发表的报道完全不符合事实。’”
对媒体承担的义务
此外，政府发言人不应该妨碍记者对事件的报道。作为公职人员，政府新闻官员没有权利决定哪些情况可以让人民知道，哪些情况不可以让人民知道。他们的工作是向所有的新闻记者提供新闻素材，也包括那些被视为不那么友好的新闻记者。
有些政府官员表示，新闻记者如果在新闻发布会上提出一些未列入议程的问题，他们会感到很意外。其实这很正常。新闻记者可能难得接触到政府官员，一旦有接触的机会，他们往往提出各种问题，不论这些问题是否列入已宣布的议程。这也是新闻自由的一种表现。
以总统为专题从事研究的学者斯蒂芬·赫斯（Stephen Hess）在《政府/媒体的联系：新闻官员及新闻办公室》（The Government/Press Connection: Press Officers and Their Offices）一书中写道：“新闻办公室不仅可以视为一个政府为民服务的部门或帮助政府促进经济效率的手段，还可以视为一种源于自由社会的性质和国家与公民关系的权利。在民主体制下，政府理应提供有关其实施管理的信息，难道这不是最天经地义的政府职能吗？"
