في الولايات المتحدة، حين يشارك مسؤول حكومي رفيع المستوى في الأحداث والمؤتمرات، فإن موظفي مكتبه يعدون مقدمًا كتيب إحاطة لتوفير المعلومات الرسمية حول الحدث والأشخاص الذين سيحضرون. ويهدف كتيب الإحاطة، الذي عادةً ما يكون في مجلد، إلى زيادة مشاركة الجميع إلى أقصى حد ... وتجنب المفاجآت.
وعادة، فإن المعلومات المطلوبة لكتيب الإحاطة تكون في قالب نموذج مُعد سلفًا يمكن تعبئته لكل حدث جديد. وغالبا ما يتناول الكتيب معظم ما يلي:
- الغرض من إقامة الحدث.
- الملابس - رسمية أو غير رسمية
- توقعات الطقس ليوم الحدث.
- العدد التقريبي للحاضرين.
- ما إذا كانت الصحافة ستتواجد هناك، وما إذا كان من المتوقع تواجد الكاميرات.
- مكان الحدث.
- اسم منسق الموظفين القائمين على تنظيم الحدث، جنبا إلى جنب مع أرقام الهاتف والهاتف الخليوي وجهاز التنبيه (بيبر).
- القضايا السياسية الرئيسية التي تثير الاهتمام في المنطقة التي يقام فيها الحدث. وقد يحتوي كتيب الإحاطة على نسخ لمقالات هامة بشأن القضايا المحلية الرئيسية.
- أسماء المشاركين وألقابهم وانتماءاتهم وملخص ما سيفعلونه أو يقولونه في الحدث إذا كان معروفًا. وأيضًا السير الذاتية، جنبًا إلى جنب مع اللفظ الصحيح للأسماء إذا كانت غير مألوفة.
- جدول أعمال أو الجدول الزمني المفصّل لهذا الحدث.
- ما هي الأسئلة المحتمل طرحها من الصحافة أو الحضور، مع الأجوبة المحتملة.
- ما إذا كانت ستكون هناك وسائل إعلام اجتماعية، مثل هاشتاغ رسمي من تويتر ( كلمات التتبع الخاصة في موقع تويتر) يستخدمها الحاضرون لكتابة رسائل عن الحدث.
- قائمة بالقضايا التي ينبغي طرحها وتلك التي ينبغي تجنبها.
- أسماء أي أشخاص ينبغي على المسؤول الواقف على المنصة أن يتعرف عليهم وينوه بهم.
- الرسم التخطيطي لمنطقة المنصة، ويتضمن ذلك أين يجلس وأين يقف المسؤول وبجوار مَن.