DCSIMG
Skip Global Navigation to Main Content
المطبوعات

المؤتمرات الصحفية

الفصل التاسع

17 نيسان/إبريل 2012

هذا المقال مقتطف من مطبوعة "مكتب صحفي مسؤول في العصر الرقمي" من منشورات مكتب برامج الإعلام الخارجي.

تدعو المؤتمرات الصحفية وسائل الإعلام إلى مقابلة واحد أو أكثر من المسؤولين الحكوميين في جلسة من الأسئلة والأجوبة. توفر المؤتمرات الصحفية فرصة للمواطنين من خلال وسائل الإعلام لطرح الأسئلة على المسؤولين الحكوميين. وهي تمنح المسؤولين الحكوميين الفرصة لإبلاغ رسائلهم إلى الناس. ويكون رئيس الحكومة دائماً هو عنصر التواصل الأكثر فعالية.

قال متحدث رسمي حكومي سابق رفيع المستوى: "عندما تعقد مؤتمرات صحفية على أساس منتظم، فإن هذه المؤتمرات تتيح تنفيس الاحتقان". تتراكم الضغوط للحصول على أجوبة على الأسئلة المطروحة، وتشكل المؤتمرات الصحفية وسيلة فعالة لذلك، ولكن يجب أن تزود الأخبار. وأضاف، "فكر بسبب عقد هذا المؤتمر وما سينجم عنه."

تعقد المؤتمرات الصحفية بطرق متنوعة – الحضور الشخصي في مكان يختاره المسؤول الحكومي، أو عبر الهاتف أو الحوار الالكتروني، أو عن طريق الشبكات الاجتماعية مثل الفيسبوك، أو من خلال مؤتمرات خاصة عبر الهاتف أو الانترنت مخصصة للمدونين فقط. تبدأ هذه المؤتمرات عادة بإلقاء المسؤول الحكومي كلمة افتتاحية، تتبعها أسئلة المراسلين الصحفيين.

قبل عقد المؤتمر الصحفي

تتمثل الخطوة الأولى لعقد المؤتمر الصحفي بالتأكد من وجود أخبار. وهذا نادراً ما يشكل مشكلة بالنسبة لرئيس دولة. أما بالنسبة لرئيس وكالة حكومية صغيرة، فقد يكون اجتذاب الصحافة أكثر صعوبة. لا يحبذ المراسلون قضاء الوقت على ما يعتبرونه حدثاً لا أهمية إخبارية له عندما يكون لديهم أخبار أخرى تتنافس لجذب اهتمامهم. ومن بين الخطوات التي ينبغي اتخاذها لتنظيم مؤتمر صحفي:

· تحديد موضوع المؤتمر، وما إذا كان الموضوع يشكل خبراً له وزنه بالفعل.

· تحديد ما إذا كانت أخبارك مهمة بدرجة كافية– ذات أهمية إخبارية كافية - لجذب عدد كافٍ من المراسلين، أو ما إذا كان من الممكن لبيان صحفي، أو بيان حقائق، أو النشر عبر مدونة، أو عبر الفيسبوك أو اليوتيوب، أو أية وسيلة اتصال أخرى كالبريد الالكتروني، نقل الأخبار بطريقة مناسبة لتمكين المراسل من كتابة قصة إخبارية.

· تحديد الشكل الذي سيتخذه المؤتمر الصحفي: الحضور الشخصي، عبر الهاتف، الحوار عبر الانترنت، أو عبر وسائل الإعلام الاجتماعية مع تلقي الأسئلة من تويتر، أو الفيسبوك، أو عبر الرسائل النصية القصيرة.

· تحديد ما سيقوله المسؤول الحكومي في كلمته الافتتاحية.

· كتابة نقاط الحوار أو الكلمة الافتتاحية، ومثل المقابلة الصحفية أو الخطاب، وعدم تضمين أكثر من ثلاث نقاط.

· تحديد الأسئلة المحتملة التي قد تطرح وتحضير الأجوبة الملائمة. وهذه يجب أن تتجاوز الموضوع المحدد للمؤتمر الصحفي لأن المراسلين يمكن أن يطرحوا أسئلة حول مسائل أخرى. تحتفظ بعض المكاتب الصحفية بالأجوبة حول مواضيع رئيسية على أجهزة الكمبيوتر لديهم ويحدثونها دائماً، كي لا يضطروا الى كتابتها مجدداً في كل مرة.

· تنظيم مؤتمر صحفي افتراضي في اليوم السابق للحدث الفعلي، وخاصة إذا كان المسؤول الحكومي غير مرتاح للإجابة على أسئلة محتملة أو إذا كان من المتوقع أن يكون المؤتمر الصحفي صعباً للغاية أو مثيراً للجدل. اطلب من موظفي المكتب الصحافي لديك أو من كبار المسؤولين الحكوميين الادعاء بأنهم مراسلون كي يطرحوا الأسئلة على المسؤول الحكومي. يتيح ذلك للمسؤول وللموظفين التعرف على الثغرات المحتملة في ردودهم. سجّل وقائع المؤتمر الصحفي الافتراضي على فيديو وأعرضه كي يرى المسؤول كيف كان أداؤه.

· اختيار التاريخ والوقت المناسب للمؤتمر الصحفي بكل عناية. يجب التحقق من عدم تعارض تاريخ المؤتمر مع أية أحداث أخرى من خلال مراجعة التقويم الطويل الأمد للمكاتب الحكومية الأخرى للتحقق من عدم وجود تضارب مع أحداث إخبارية أخرى في ذلك اليوم. عندما كانت الصحف ومحطات التلفزيون تسيطر على الأخبار، كانت فترات الصباح أو الساعات الأولى من بعد الظهر هي الوقت الأفضل لعقد مؤتمر صحفي بسبب المواعيد المختلفة لبث الأخبار. أما اليوم فالأخبار تبث على مدار الساعة، ولكن تلك المواعيد التقليدية لا تزال متبعة في كثير من الأحيان.

· اختيار مكان يسهل الوصول إليه ويمكنه أن يلبي الاحتياجات التقنية لوسائل الإعلام، في حال كان المؤتمر الصحفي يستدعي الحضور الشخصي بدلاً من أن يكون عبر الهاتف أو عبر الإنترنت. يجب أن يكون المكان جذاباً للنظر ويعزز رسالتك. فعلى سبيل المثال، إذا كان قطاع الزراعة هو موضوع المؤتمر الصحفي، يمكن اختيار مزرعة لتشكل الخلفية لهذا المؤتمر. وإذا كان الموضوع التعليم، يمكن اختيار كلية أو مكتبة.

· التفكير من الناحية البصرية. تصوّر الطرق اللازمة لتعزيز رسالتك إذا كنت تعلن عن حملة حكومية، لديك شعار أو موضوع قصير يمكن عرضه كمنظر خلفي وراءك؟ وكحد أدنى، ضع شعارك أو إعلامك خلفك.

· تحديد ما إذا كنت ستستخدم الرسوم أو الخطوط البيانية لتعزيز رسالتك. ضعها بجوار المسؤول كي تظهر في كاميرات التلفزيون. أرسلها إلكترونياً، وكذلك ضعها ضمن رزم صحفية خاصة توزع على المراسلين كي يتمكنوا من الرجوع إليها عند كتابة وإعداد القصة. أعرض الصور على موقعك الإلكتروني وعلى صفحات وسائل الإعلام الاجتماعية وتحدث عنها عبر المدونات والتويتر.

· تحديد من سيقدم المسؤول الحكومي خلال المؤتمر الصحفي ومن سيختتم الجلسة. هل سيشير المسؤول الحكومي أو أي شخص آخر، كالسكرتير الصحفي، الى المراسلين لتلقي أسئلتهم؟

· إنشاء علامة أو رمز "هاشتاغ" (#) على تويتر كي يتمكن المراسلون من التحدث مع الموقع على تويتر فقط بشأن المؤتمر الصحفي ويمكن لغيرهم الإطلاع على الرسائل.

· تصوير الحدث على فيديو وتسجيله، إذا كان ذلك ممكناً من الناحية التقنية، كي يتمكن الناس الذين لم يحضروا المؤتمر الصحفي من رؤيته. انشر في وقت لاحق الفيديو على موقعك الإلكتروني.

· إبلاغ المراسلين. بالإضافة الى الذين يغطون أخبار المسؤول بانتظام، وسِّع قائمة المراسلين لتشمل مراسلين آخرين، حسب الموضوع. فعلى سبيل المثال، إذا كان المسؤول الحكومي رئيساً للوزراء وكانت القصة التي سيتم التطرق إليها تتعلق بالبيئة، أخطر المراسلين البيئيين، بالإضافة الى المراسلين السياسيين الذين يقومون عادة بتغطية أخبار مكتبك.

· الاتصال بالمراسلين قبل يوم أو يومين من عقد المؤتمر الصحفي لتذكيرهم بهذا الحدث. حاول أن تحصل على فكرة حول من سيحضر المؤتمر، أو من سيتصل أو من سيشارك في الحوار الالكتروني. فمعرفة العدد سوف يساعدك في تحديد حجم الغرفة التي سيعقد فيها المؤتمر.

· السماح لجميع الصحفيين الشرعيين بالحضور، وعدم منع المؤتمر أي صحفي من الحضور.

· وضع إعلان حول المؤتمر الصحفي على تقويم خدمة الأخبار السلكية.

· توجيه رسالة نصية، أو بالبريد الإلكتروني، أو بالفاكس إلى الصحف خارج المدينة التي قد تكون مهتمة بالموضوع ولكنها غير قادرة على حضور المؤتمر الصحفي.

· تخصيص الوقت الكافي للكتابة، والطباعة، والتجميع، والإرسال بالفاكس، والنشر على الانترنت لأي مواد صحفية، مثل رزم المعلومات المعدة للصحافة، والبيانات الصحفية، والخلفيات، والسير الذاتية، والصور الفوتوغرافية.

· تلبية جميع الاحتياجات التقنية للصحافة. اتخاذ الترتيبات اللازمة لتوفير منصات الإضاءة، والطاقة الخاصة، والترجمة، وصناديق الاتصال المتعدد (معدات سمعية لها مدخل واحد وعدة مخارج توصل بأجهزة التسجيل). تأكد من أن كل شيء قد يُستخدم يعمل بانتظام.

· تعيين موظف لديك لإدارة الخدمات اللوجستية للمؤتمر. يجب أن يتواجد هذا الموظف في الموقع في وقت مبكر قبل عقد المؤتمر، ويجب أن يكون مستعداً لمعالجة المشاكل اللوجستية غير المتوقعة، كالضجيج الخارجي وسوء الأحوال الجوية في حال عقد المؤتمر في الهواء الطلق.

إذا كان المؤتمر الصحفي سيعقد خارج الموقع

· قرر ما إذا كنت بحاجة الى غرفة أو جناح لاستضافة المسؤول الحكومي.

· أمن فسحة كافية لتلبية الاحتياجات التقنية للمراسلين.

· سجل أسماء وأرقام الهواتف النقالة، والعناوين النصية، وعناوين البريد الإلكتروني، وتويتر للأشخاص الرئيسيين الموجودين في الموقع، مثل مدير الأمن، والمشرف على الصيانة، وموظفي العلاقات العامة.

وعلى الرغم من أن المؤتمر الصحفي قد يُعقد خارج الموقع، لكنه يبقى من المفروض تخطيط كافة نواحي الحدث بدقة كبيرة كما لو ان المؤتمر سيعقد في موقعك الخاص. من الممكن أن تحدث أخطاء، وهي تحدث بالفعل. فعلى سبيل المثال، قام مسؤول حكومي بالسفر لعدة ساعات لافتتاح مبنى مستشفى جديد. كان يعرف هو وسكرتيره الصحفي بأنه سوف يتلقى أسئلة بعد حفل الافتتاح، ولكنهما أهملا ترتيب مكان مناسب حيث يمكن تحقيق ذلك. وانتهى المسؤول بعقد مؤتمر صحفي حضره 15 مراسلاً في بهو المستشفى. وكانت فرقة موسيقية مدرسية تعزف على آلاتها بضجيج عالٍ جداً بحيث لم يتمكن المراسلون من سماع الخطاب، وكانت المساحة المتاحة ضيقة بحيث لم يتمكن المصورون التلفزيونيون من التقاط صور جيدة للحدث.

كان من المفروض على المتحدث الرسمي أن يطلب من المستشفى قبل أسبوع واحد على الأقل تخصيص غرفة لعقد المؤتمر الصحافي، وأن يخطر وسائل الإعلام بعقد المؤتمر الصحفي وموعده، وكان ينبغي على المساعد الصحفي الذي يرافقه أن يزور الغرفة مسبقاً- حتى ولو كان ذلك قبل ساعة من الموعد المحدد - للتحقق من إعدادها. وبدلاً من ذلك، شعر المراسلون بالإحباط، وفوّت المسؤول الحكومي عليه فرصة الترويج لقصة "إخبارية جيدة".

خلال المؤتمر الصحفي

· ضع دفترًا لتواقيع الصحفيين والزوار الآخرين الذين تعرف أنهم حضروا المؤتمر.

· أخبر المراسلين في بداية المؤتمر الصحفي – سواء كان ذلك شخصياً، أو عبر الهاتف، أو عبر الانترنت - كم من الوقت سوف يتوفر لكل متحدث، وكن على استعداد لقطع الأسئلة لدى انتهاء تلك المهلة.

· ابقِ المؤتمر الصحفي والبيانات قصيرة. سوف تكون الصحافة أكثر تقبلاً لمسؤول يلقي بياناً قصيراً ويتلقى الأسئلة بدلاً من مسؤول يلقي خطاباً يدوم نصف ساعة.

· خصص وقتاً كافياً لطرح الأسئلة، ولا سيما إذا كنت في مكان غير مألوف. دع المراسلين يعرّفون عن أنفسهم (الاسم والوسيلة الإعلامية التي ينتمون إليها) قبل أن يطرحوا سؤالاً. يساعد ذلك بشكل خاص عندما يتم بث هذا الحدث أو تسجيله على شبكة الانترنت.

· سجل عبر الفيديو التصريحات التي يدلى بها المسؤول الحكومي كي تتمكن من نشرها على موقعك الإلكتروني وكذلك تحريرها على شكل أجزاء أقصر لنشرها على موقع اليوتيوب. تأكد من أنك تحتفظ بنسخ وملاحظات مكتوبة من التصريحات لكي يتوفر لديك سجل دائم رسمي بها.

· في حال طرح سؤال على المسؤول ولم يتمكن من الإجابة عليه، يجب أن يعترف بذلك ولكن عليه أن يعد بالرجوع الى المراسل مع معلومات في وقت محدد لاحق (على سبيل المثال، نهاية اليوم).

بعد المؤتمر الصحفي

· احصل على إجابات للأسئلة التي لم تتم الإجابة عليها خلال المؤتمر الصحفي.

· ادخل فيديو المؤتمر الصحفي على موقعك على الانترنت بأقرب وقت ممكن كي يكون متاحاً على نطاق واسع للجميع. اقطع قصاصات من الفيديو وانشرها على اليو تيوب. وحضّر أيضا نصاً مكتوباً على صفحتك الالكترونية.

· دون وسجل على تويتر كل ما قيل مع إعطاء روابط للوصول الى النص والفيديو.

· دون أو ارسل المواد مع نسخة عن النص الى أي وسيلة إعلامية لم تتمكن من حضور المؤتمر ومحتمل أن يكون لديها اهتمام بالموضوع.

· احترم الوعود التي قطعتها لتزويد أية مواد أو إجابات إضافية لأسئلة لم تتم الإجابة عليها ضمن المهلة.

· حضّر نقداً لكل خطوة من العملية، واكتب ملاحظاتك التي ستفيد عملية التحضير للمؤتمر الصحفي التالي.

مؤتمرات صحفية عبر الهاتف

يمكن أيضاً عقد مؤتمرات صحفية عبر الهاتف. فقد قال نائب مدير الاتصالات في إحدى الوزارات الأميركية: "قبل حوالي يوم واحد من عقد المؤتمر، نرسل بالبريد الالكتروني المعلومات الإرشادية لوسائل الإعلام حول من، وماذا، ومتى سيجري المؤتمر مع إعطاء رقم الهاتف وندعو وسائل الإعلام كي يتصلوا عبره"، وعادة يسجل المراسلون مسبقاً أسماءهم للمشاركة في المؤتمر وبذلك يستطيع أي منهم طرح الأسئلة.

وأضاف أن "التكنولوجيا التي نستخدمها تسمح لنا بأن نشاهد على شاشة الكمبيوتر أسماء المراسلين المشاركين والوسائل الإعلامية التي ينتمون إليها. ويمكننا أن نعرف من هم المراسلون الذين يودون طرح الأسئلة، ثم ندعوهم لطرحها". ونموذجياً يلقي الوزير بياناً موجزاً ويتلقى الأسئلة وأسئلة المتابعة.

وختم المسؤول الحكومي بالقول إن " المؤتمرات الصحفية عبر الهاتف عظيمة، لأنها تتيح للمراسلين من خارج المدينة فرصة المشاركة فيها بسهولة". كما يمكن لهذه المؤتمرات ان تستهدف تغطية إعلامية معينة، مثل المدونين.